工单系统设计方法（工单系统如何设计）

本篇文章给大家谈谈工单系统设计方法，以及工单系统如何设计对应的知识点，希望对各位有所帮助，不要忘了收藏本站喔。 今天给各位分享工单系统设计方法的知识，其中也会对工单系统如何设计进行解释，如果能碰巧解决你现在面临的问题，别忘了关注本站，现在开始吧！

本文目录一览：

• 1、深入了解工单系统（一）
• 2、工单管理系统流程是什么？
• 3、工单系统需求分析

深入了解工单系统（一）

实现一个工单系统，需要先了解几个概念：

在客服领域内，不同的BU或企业使用工单来跟踪处理不同类型的用户服务诉求（SR），根据的具体需求来决定如何使用工单，一个工单可以是一个客户问题，一个工单可以是一个投诉诉求，一个工单可以是一个维权case或者外呼任务。我们能够通过设置自定义字段，配置不同的工单模板来让工单满足个性化的业务需求。

为了满足电商服务的复杂场景，我们可以用两层结构来描述业务模型。满足SR过程中客服小二处理的事项定义为任务（Task），一个个SR可以由1到n个Task来完成。我们能够通过设置自定义字段，配置不同的任务处理模板来满足填写个性化的处理结果和结构化回单信息的业务需求。

为了表达客户跟客服小二的互动行为/服务轨迹，我们通过from、to、time、channel四要素来定义接触事件（Interaction/Touch)。每个服务渠道管理会话的同时会创建和更新Touch，统一的业务对象方便不同渠道的客服小二可以获取用户全渠道的服务轨迹。

在设计一款逻辑相对复杂的软件系统的时候，会通过业务建模、流程设计、功能设计来完成，下面分步骤说明一下：
业界的工单产品有一种常见的设计是用一个工单或者任务对象实现信息的记录和处理，以便能够用丰富的元素来表达用户诉求或者务处理要求，在电商行业的服务领域用户诉求多样和任务处理要求多样，都有个性化表达的需要。
根据多年淘宝服务产品积累的经验和最佳时间，我们使用两层结构来做业务建模：第一层SR用来表达用户诉求，第二层Task用来表达任务处理要求，通过实体对象的分离，可以实现单SR单Task，单SR多Task，多SR多Task各类业务场景下事实和过程的记录。

工单管理系统流程是什么？

工单系统分为两大类：一是企业内部部门工作任务传达的系统；二是专门用于售后安装维修类的系统，这种是把工单派给外勤人员上门去维护的软件。

企业工单管理是设备管理的核心功能，是预防性维护、计划性维护、突发性维护的闭环操作。

工单系统一般被广泛用于客户帮助支持服务，客户售后服务，企业IT支持服务，呼叫中心等，用来创建，挂起，解决用户，客户，合作伙伴或企业内部职员提交的事务请求。

工单管理系统的流程主要包括两种：

标准的工单管理系统处理流程 ：申请环节、审核环节、派单环节、接单环节、执行环节、验收环节、归档环节。

申请：业务部门（车间/使用单位）提出申请，选择维修设备，填写修前技术状况；

审批：管理部门(有相应权限的用户)对工单进行审批；同意则进入下一步，不同意则驳回到申请人进行处理；

派单：设备负责人或者调度人员填写修理质量要求，维修组、维修人、计划开始时间、计划结束时间、所需备件以及数量、所需润滑油以及润滑数量情况。

接单：主要是执行人确认任务。

执行：维修工确认维修情况，主要包括维修内容，人力的投入，工时费用，实际备件更换情况，故障部位及原因分析，遗留问题及处理意见。

验收：主要是设备负责人验收维修工的维修质量以及隐患故障是否消除。

归档：调度人员对维修班组，维修人员，验收人员的业务能力进行评价打分，对工单进行总结。

自定义工单流程：

企业各部门可以根据自己的业务需求和线下处理流程制定各自的工单流程，即自定义流程。自定义工作流平台完全支持（开发人员，实施人员，客户技术人员）通过拖拽方式配置出符合企业自身情况的流程。可视化设计；完全支持手机端，一次配置到处适用。

工单系统需求分析

本文围绕工单系统进行需求分析，主要介绍工单系统产生的原因及其价值、工单系统满足的客户场景需求、工单系统的组成功能，最后挑选了市面上两款工单系统进行简单的介绍。
一.什么是工单系统

二.工单系统满足的客户场景需求

三.工单系统的功能构成

四.竞品情况
互联网、软件以及传统的电力、电信等行业的企业，希望更好的了解客户声音，及时处理客户咨询和问题，通常会设立客服中心，通过在线客服、电话等方式对外提供客服帮助，但是一些无法及时处理的问题，如系统BUG、线路维修、客户需求反馈需要给到对应业务部门协同处理，或是记录下来方便追踪和跟进，在这样的问题处理机制上产生了工单系统的需求。
若一家企业缺少工单系统，那么这家企业的客户服务可能会面临：

1.问题处理流程不标准导致信息混乱：客服面向外部客户、供应商、代理商等多种角色的多渠道问题，但是缺乏记录、分类、分流，不方面追踪。

2.内部协作混乱：一旦涉及跨部门协作问题，信息不互通导致重复沟通、重复工作，问题处理低效；

3.管理混乱：管理者无法定量分析客户服务质量，无法评定员工的工作效率。

这三个问题最终都会影响客户服务的质量。
基于此，工单系统的核心价值是： 在客户服务层面，更高效地处理客户问题，最终提升客户的满意度 。
工单系统使用最多的人是客服人员 ，其在工单系统中主要任务是完成工单录入、工单追踪、工单转接、工单回复操作，确保客户问题以标准化的流程解决。其次，信息的记录方便客户、业务人员进行查看。一段时间后，管理者通过查看工单处理的数据来掌握客服质量情况。
工单系统的角色主要有客户、客服人员、业务人员和管理者，用户通过场景的应用提交工单，按照预设的内容填写工单信息，通过事先设定的流程和规则，流转到对应的服务部门和人员，经过回复和处理后完成工单，结束以后管理者可针对不同客户、不同部门、不同服务人员对每一个工单进行统计和分析，这就是工单系统的核心架构。
在核心架构的基础上， 增加各种能力可以提升问题的处理效率 ，如触发器可以在一名客服添加评论、更改工单状态后发送电邮通知给客户，无需单独通知；自动派单工具可以让客户提交的工单按一定规则派发给客服，无需主动领取或管理员派发。以下是一个完整的工单系统的功能组成架构：
本架构按问题的产生顺序组织，以问题在派发到指定客服作为节点，区分了问题产生前、问题处理中、问题处理后三个阶段。
问题产生前

数据初始化：不同企业有不同的工单处理规范，导致工单系统对 自定义的需求十分高 。工单模板、工单分类、标签、部门信息等信息都需要支持自定义，以符合企业实际情况。数据初始化的能力决定工单系统的个性化能力。

创建工单：创建工单有两种方式：1.客服、客户主动创建。2.自动创建。主动创建为基础能力，而自动创建的能力可帮助客服减少工单创建工作，如客户在邮件中、在线客服中投诉、反馈后，系统自动创建为工单，提高问题处理效率和提升客户满意度。

工单流转：工单会给到具体的客服或业务员处理，此时需要使用工单流转功能，分为手动流转或自动流转。手动流转为基础能力，自动流转能力用在自动创建工单、工单超时等情况下自动流转给其他人员。
问题处理中

基础工具：基础工具决定工单的处理能力，如修改工单的基础字段如优先级、类型、处理人，给工单添加评论、附件、注释，关联工单方便处理一类型问题等。

批量处理操作：工单系统的主要使用者是客服人员，所以如何客服人员处理工单的效率直接影响系统的使用效率。 批量处理工具目的将高频的、重复的工作固化 ，减少处理时间。批量处理工具有：过滤器、批量操作、宏：

过滤器：工单过滤器是保存好的一系列筛选条件，用来分类管理工单，使得客服能够快速查看符合筛选条件的所有工单

批量操作：批量操作为了一次性将多条工单执行一个任务，如批量回复、转交，提升处理效率。

宏：宏（也叫预设工单回复）相当于工单的回复模板，可以降低坐席重复编辑和输入内容的时间，以便于提升工单的处理效率。

自动化工具：工单系统核心目标是更快地处理客户问题，所以如有自动化的工具，即可减少人工接入，到了一定条件既触发处理任务，节省人力的同时提升效率。自动化工具包括触发器和SLA服务等级。

触发器：触发器任务可在工单创建或更新时，自动完成工单转交、提醒、变更等操作，例如当客户催单并且其为坐席类别的客户时，提升工单的优先级。

SLA服务等级：为了规范客服的服务标准，保证服务目标，可使用SL服务等级设置精准的设置响应和完结的时间要求，未达条件的工单触发提醒。
问题处理后

统计报表：统计报表的使用者是管理员，通过查看工单的创建量、工单处理耗时、被催单的数量等数据，掌握企业的客户服务质量情况。

满意度调查：工单系统的目标是提升客户服务的满意度，满意度调查工具可以让客户在问题处理好后对企业的客户服务进行评分，企业可根据满意度调查了解客户服务的质量和待改进项。

知识库：如果企业的产品复杂、客服人员质量参差不齐，想要保证高效的客服回复质量和效率，企业可建立场景问题、常用功能的知识库，客服人员在处理问题前后都可进行参照学习。
1.网易七鱼

Slogan：高效专业系统化，引领用户工单时代。

核心价值：1.无缝流转提高跨部门协同效率。2.实时提醒，信息必达。3.多维度搜索工单，快速检索。

功能完善度：网易七鱼在流转、自动化处理方面投入较深，注重内部跨部门协同工作，但在工单的自动化创建、工单基础能力上存在完善空间，适合对内部协同较为关注的企业。

UI和交互：网易七鱼的界面设计较为整洁，很少冗余信息，系统提示比较到位友好，交互操作符合规范，整体简单易用。
2.Zendest Support

Slogan：Zendest Support是一个非常简单的系统，用于跟踪、排定优先级和解决客户支持问题。

核心价值：1.强大的配置能力，满足复杂的业务需求；2.代理商也可使用；3.所有渠道的客户反馈都汇聚到后台，个性化配置需要创建工单的地方；4.可与客户互动；5.完善的报表体系帮助企业衡量客户服务质量。

功能完善度：Zendest Support功能十分强大，基础能力可支持复杂的业务，在问题的创建和处理方面都有高效的工具，也配置了相应的自动化工具，其知识库还能提供给客户自行查找，实现帮助中心的效果。

UI和交互：Zendest Support的交互十分友好，设计明亮整洁，且交互组件丰富，不仅仅只有基础的输入框、下拉框等，体验已经接近C端产品。
总结：工单系统通过标准化客户问题的处理流程，另外配置相应的批量、自动处理工具，最终提升客户问题的处理效率和客户体验。工单系统的主要使用者是企业的客服人员，一般在在线客服、电话中接收了客户问题后进行记录和追踪。工单系统的核心有两个，一个是工单本身的功能丰富度，如自定义工单模板、自定义部门、评论工单，工单本身的功能丰富度支撑了业务。第二个是提升工单处理效率的工具，如批量处理工单、自动流转、触发器工具，减少人工操作的同时问题也得到及时处理。 关于工单系统设计方法和工单系统如何设计的介绍到此就结束了，不知道你从中找到你需要的信息了吗 ？如果你还想了解更多这方面的信息，记得收藏关注本站。 工单系统设计方法的介绍就聊到这里吧，感谢你花时间阅读本站内容，更多关于工单系统如何设计、工单系统设计方法的信息别忘了在本站进行查找喔。