Shopee2018战略布局 聚焦东南亚市场
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2023-03-05
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个人认为一个靠谱的客服工单系统,具备以下2个功能至关重要:
1、全渠道接入,即全媒体客服渠道统一接入到系统,客服统一窗口响应和受理。
2、贯通组织,即串联企业各个部门、渠道合作伙伴、友商等人员,统一平台沟通交互,所有人员围绕客户为中心,形成跨部门、跨企业的工单协同,共同倾听、服务、留住客户,这样的客户服务才是最靠谱、最高效的。
工单系统,还可以称为问题工单系统,事务工单系统,事务追踪系统,它是一种网络软件系统,根据不同组织,部门和外部客户的需求,来有针对的管理,维护和追踪一系列的问题和请求。一个完善功能的工单系统又可以称为帮助台系统。
快速响应
工单通过网络瞬间送达目标服务台,客服人员可随时随地响应客户请求,更可通过易维远程协助立即解决问题。
智能分派
工单不仅可人工分派,还可以根据渠道来源、服务目录、预设工作流、忙闲状态智能分派到对的人或组;
跨部门/跨企业协同
工单串联企业所有部门,客服部解决客户的使用问题,研发/生产部解决产品缺陷问题,产品/设计部发现并满足新的业务需求。同时整合上下游合作友商的服务力量,全员在同一平台协同为客户提供靠谱的服务。
三、工作流程易维帮助台-工单系统应用很深。创建工单-分派工单-响应工单-服务评价以及更多工单操作。
四、面向客户急需改善客户支持服务质量,客户售后服务清晰度与质量,降低运营成本,减轻客户服务职员工作量。
五、典型行业IT互联网,IDC服务商,电子商务,团购,网上教育,娱乐媒体,外包企业,仓储物流,物业,公共事业等。
作为服务于企业和组织的工单系统,其系统内部需要有一套完善的业务流程体系,以满足企业和组织在使用中和操作中的任务分配,事务处理,流程自动化等。
下面举个例子来明确该体系所应包含的内容以及一个工单系统流程具体的操作方式:
1 一个客户支持职员接到一个电话,或者一个事务提交请求(可能在网页上提交也可能是发送电子邮件),其内容是关于一个具体的问题。一些工单系统提供自动回应和提醒。
2 一个服务职员确认该问题的真实性,并通过工单系统或电话收集该客户关于该问题的所有信息。并获取该用户的一些必要信息。
3 该服务职员在工单系统中创建该问题,或由客户提交自动在系统自动创建该问题工单,并录入所有关于该问题的相关信息。
4 在处理进程中,工单会经历若干状态,直到已解决该问题,工单的内容会随着问题处理的进度而进行相应的更新。并会发送相应的提醒给请求客户。
5 当一个工单被解决后,该工单在系统中会被标记成已解决,并作为该客户用户事务的归档以便后续追踪和查阅。
从以上简单的流程可以看到,一个优秀的工单系统需要拥有完善的业务流程体系和自定义引擎来方便最终用户和管理人员进行高效的日常操作。
一个好用客服工单系统,需要具备以下功能。
1、创建工单:客户、客服、第三方应用皆可创建工单。
2、分派工单:如需将工单分派给其他人处理,可变更处理人字段,选取一个对象。
3、抢单(未分派的):若工单的处理人字段为客服组,而非具体的客服人员,那么这张工单就是“未分派的NEW”状态的工单,需要客服组的成员主动响应。
4、工单的流转(处理人变更):客服人员可以手工分派下一个处理人。系统管理员可以预设工作流,让工单自动“流经”多个工作节点。
5、基于工单的协同:工单,将客户与企业人员及外援,串联成一个解决问题的临时工作小组。
6、实时消息推送:协同的基础是信息共享,工单消息实时送达用户界面,同步推送到App和邮箱。
7、关闭工单:当工单状态变更为“处理完毕Solved”,系统自动延迟3日关闭工单(延迟时间可自定义)。也可以由具有审计权限的客服人员,执行审核动作,手动关闭工单(在系统自动执行关闭动作之前)。
8、服务评价:当工单状态变更为“处理完毕Solved”,系统自动推送服务评价问卷给客户。
9、自定义工单视图:工单视图就是预先配置好的工单列表,供快速分类查看所需工单。管理员可以配置供所有客服人员使用的视图,或者仅限部分客服组可见。普通客服可以为自己配置私有的视图。
10、批量导入建单:属于“高级建单”权限。将排满任务的excel文件导入系统,即可一次性生成多个相应的任务工单,并分派给指定处理人。
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