客服工单系统架构（客服部体系搭建）

本篇文章给大家谈谈客服工单系统架构，以及客服部体系搭建对应的知识点，希望对各位有所帮助，不要忘了收藏本站喔。 今天给各位分享客服工单系统架构的知识，其中也会对客服部体系搭建进行解释，如果能碰巧解决你现在面临的问题，别忘了关注本站，现在开始吧！

本文目录一览：

• 1、工单系统的构架
• 2、工单系统需求分析
• 3、云客服系统架构

工单系统的构架

一个普通客服工单系统架构的工单系统的构架是很简单的。一个数据库储存所有数据客服工单系统架构，这些数据由应用的逻辑层进行处理和管理。
这个层处理一些粗糙的储存数据，然后转化成更具含义的内容。然后应用层就可以通过工单系统向客户支持人员展示可以阅读和有意义的内容从而进行处理和管理操作。这种过程通常是通过B/S构架的网页或者其客服工单系统架构他设备的应用来进行交互的。
工单系统的最终用户（前面提到的客户等）可以创建新的问题支持请求，向支持请求问题增加更新，回复内容，查看问题处理进度并协同解决问题。工单系统会记录这个过程发生的一切操作，并对其进行归档。
工单系统的管理层可以由系统自动或手动分配请求任务进行工单请求处理，当一个工单被分配给一个客户服务职员后，它会负责该问题的受理直到问题被解决。
安全方面，一个最终用户需要进行身份验证（如密码等）后才能进行查看，创建，回复，搜索等操作。

工单系统需求分析

本文围绕工单系统进行需求分析，主要介绍工单系统产生的原因及其价值、工单系统满足的客户场景需求、工单系统的组成功能，最后挑选了市面上两款工单系统进行简单的介绍。
一.什么是工单系统

二.工单系统满足的客户场景需求

三.工单系统的功能构成

四.竞品情况
互联网、软件以及传统的电力、电信等行业的企业，希望更好的了解客户声音，及时处理客户咨询和问题，通常会设立客服中心，通过在线客服、电话等方式对外提供客服帮助，但是一些无法及时处理的问题，如系统BUG、线路维修、客户需求反馈需要给到对应业务部门协同处理，或是记录下来方便追踪和跟进，在这样的问题处理机制上产生了工单系统的需求。
若一家企业缺少工单系统，那么这家企业的客户服务可能会面临：

1.问题处理流程不标准导致信息混乱：客服面向外部客户、供应商、代理商等多种角色的多渠道问题，但是缺乏记录、分类、分流，不方面追踪。

2.内部协作混乱：一旦涉及跨部门协作问题，信息不互通导致重复沟通、重复工作，问题处理低效；

3.管理混乱：管理者无法定量分析客户服务质量，无法评定员工的工作效率。

这三个问题最终都会影响客户服务的质量。
基于此，工单系统的核心价值是： 在客户服务层面，更高效地处理客户问题，最终提升客户的满意度 。
工单系统使用最多的人是客服人员 ，其在工单系统中主要任务是完成工单录入、工单追踪、工单转接、工单回复操作，确保客户问题以标准化的流程解决。其次，信息的记录方便客户、业务人员进行查看。一段时间后，管理者通过查看工单处理的数据来掌握客服质量情况。
工单系统的角色主要有客户、客服人员、业务人员和管理者，用户通过场景的应用提交工单，按照预设的内容填写工单信息，通过事先设定的流程和规则，流转到对应的服务部门和人员，经过回复和处理后完成工单，结束以后管理者可针对不同客户、不同部门、不同服务人员对每一个工单进行统计和分析，这就是工单系统的核心架构。
在核心架构的基础上， 增加各种能力可以提升问题的处理效率 ，如触发器可以在一名客服添加评论、更改工单状态后发送电邮通知给客户，无需单独通知；自动派单工具可以让客户提交的工单按一定规则派发给客服，无需主动领取或管理员派发。以下是一个完整的工单系统的功能组成架构：
本架构按问题的产生顺序组织，以问题在派发到指定客服作为节点，区分了问题产生前、问题处理中、问题处理后三个阶段。
问题产生前

数据初始化：不同企业有不同的工单处理规范，导致工单系统对 自定义的需求十分高 。工单模板、工单分类、标签、部门信息等信息都需要支持自定义，以符合企业实际情况。数据初始化的能力决定工单系统的个性化能力。

创建工单：创建工单有两种方式：1.客服、客户主动创建。2.自动创建。主动创建为基础能力，而自动创建的能力可帮助客服减少工单创建工作，如客户在邮件中、在线客服中投诉、反馈后，系统自动创建为工单，提高问题处理效率和提升客户满意度。

工单流转：工单会给到具体的客服或业务员处理，此时需要使用工单流转功能，分为手动流转或自动流转。手动流转为基础能力，自动流转能力用在自动创建工单、工单超时等情况下自动流转给其他人员。
问题处理中

基础工具：基础工具决定工单的处理能力，如修改工单的基础字段如优先级、类型、处理人，给工单添加评论、附件、注释，关联工单方便处理一类型问题等。

批量处理操作：工单系统的主要使用者是客服人员，所以如何客服人员处理工单的效率直接影响系统的使用效率。 批量处理工具目的将高频的、重复的工作固化 ，减少处理时间。批量处理工具有：过滤器、批量操作、宏：

过滤器：工单过滤器是保存好的一系列筛选条件，用来分类管理工单，使得客服能够快速查看符合筛选条件的所有工单

批量操作：批量操作为了一次性将多条工单执行一个任务，如批量回复、转交，提升处理效率。

宏：宏（也叫预设工单回复）相当于工单的回复模板，可以降低坐席重复编辑和输入内容的时间，以便于提升工单的处理效率。

自动化工具：工单系统核心目标是更快地处理客户问题，所以如有自动化的工具，即可减少人工接入，到了一定条件既触发处理任务，节省人力的同时提升效率。自动化工具包括触发器和SLA服务等级。

触发器：触发器任务可在工单创建或更新时，自动完成工单转交、提醒、变更等操作，例如当客户催单并且其为坐席类别的客户时，提升工单的优先级。

SLA服务等级：为了规范客服的服务标准，保证服务目标，可使用SL服务等级设置精准的设置响应和完结的时间要求，未达条件的工单触发提醒。
问题处理后

统计报表：统计报表的使用者是管理员，通过查看工单的创建量、工单处理耗时、被催单的数量等数据，掌握企业的客户服务质量情况。

满意度调查：工单系统的目标是提升客户服务的满意度，满意度调查工具可以让客户在问题处理好后对企业的客户服务进行评分，企业可根据满意度调查了解客户服务的质量和待改进项。

知识库：如果企业的产品复杂、客服人员质量参差不齐，想要保证高效的客服回复质量和效率，企业可建立场景问题、常用功能的知识库，客服人员在处理问题前后都可进行参照学习。
1.网易七鱼

Slogan：高效专业系统化，引领用户工单时代。

核心价值：1.无缝流转提高跨部门协同效率。2.实时提醒，信息必达。3.多维度搜索工单，快速检索。

功能完善度：网易七鱼在流转、自动化处理方面投入较深，注重内部跨部门协同工作，但在工单的自动化创建、工单基础能力上存在完善空间，适合对内部协同较为关注的企业。

UI和交互：网易七鱼的界面设计较为整洁，很少冗余信息，系统提示比较到位友好，交互操作符合规范，整体简单易用。
2.Zendest Support

Slogan：Zendest Support是一个非常简单的系统，用于跟踪、排定优先级和解决客户支持问题。

核心价值：1.强大的配置能力，满足复杂的业务需求；2.代理商也可使用；3.所有渠道的客户反馈都汇聚到后台，个性化配置需要创建工单的地方；4.可与客户互动；5.完善的报表体系帮助企业衡量客户服务质量。

功能完善度：Zendest Support功能十分强大，基础能力可支持复杂的业务，在问题的创建和处理方面都有高效的工具，也配置了相应的自动化工具，其知识库还能提供给客户自行查找，实现帮助中心的效果。

UI和交互：Zendest Support的交互十分友好，设计明亮整洁，且交互组件丰富，不仅仅只有基础的输入框、下拉框等，体验已经接近C端产品。
总结：工单系统通过标准化客户问题的处理流程，另外配置相应的批量、自动处理工具，最终提升客户问题的处理效率和客户体验。工单系统的主要使用者是企业的客服人员，一般在在线客服、电话中接收了客户问题后进行记录和追踪。工单系统的核心有两个，一个是工单本身的功能丰富度，如自定义工单模板、自定义部门、评论工单，工单本身的功能丰富度支撑了业务。第二个是提升工单处理效率的工具，如批量处理工单、自动流转、触发器工具，减少人工操作的同时问题也得到及时处理。

云客服系统架构

云客服简言之就是基于云平台，可覆盖多种终端，为客户建立全方位多渠道的客户服务体系。以客户为中心协调人员、业务部门、服务流程的服务体系，以提高成单率、续费率，确保用户留存率为根本目的。
从市场开拓者到市场领头羊，从竞争到取胜，客户服务、客户满意度正日趋成为企业获取新用户和留存老用户的重要因素。
从国内外云客服市场发展来看，各有差异。国内中小型企业以降低运营成本提升成单率为重点，大中型企业以全方位的客户沟通和服务，分析了解客户为重点。国外则发展成了以Zendesk为首的较为成熟的云客服市场，侧重以工单为核心整体协调解决客户问题。

我国企业早期的客户服务主要停留在售后阶段，到互联网发展中后期逐渐演变成以售前提升订单率为主售后为辅的服务模式。随着国内消费市场由产品型想服务型、体验式消费过度阶段，企业应建立一套覆盖售前售中售后的服务体系。目前市场上大多数的云客服偏向于售前、售后服务模块，在售中过程中，企业各业务部门与客服部门的写作还需加强，帮助客户在购买和咨询过程中产生愉快的购物或产品使用体验，为产品创造更高的附加值。

售前

一体化的服务平台，全渠道多方位的客户服务。智能手机和互联网的发展，彻底改变了人们的生活习惯，移动应用催生的巨大商业价值让企业迫切需要建立一体化的客户服务平台，将客户的请求入口以及客服处理请求统一到一个服务平台上来。在客户服务请求的入口上必须多样化，诸如企业门户网站、服务网站、***、APP、邮件、工单、应用程序等入口，能够实现便捷、快速的交流；而在客服处理请求的工作中，要求即时响应、快速解决；由此可见，只有统一，才能使服务有条不紊。

售中

专业的业务技能和服务水平。目前企业在云客服的应用中主要集中在售前阶段，占比57%，云客服在企业售中的应用仅占18%。事实上，对于以强服务类型或高销售单价的行业，售中的服务咨询、商品推荐、商品使用对于客户最终是否买单有决定性作用，如金融、教育、软件、法律等行业。

高效的业务协作。在客户使用或咨询过程中，需要时时跟进客户使用感受以及客户问题，确保能够随时与客户保持沟通顺畅。以软件行业为例，因为是无形产品，用户只有在软件使用过程中才能感受到产品功能是否与需求匹配，产品的某个功能该如何使用，产品在接口或集成问题上需不需要打通，产品运行是否稳定、流畅，这些问题涉及到产品售卖、产品使用、产品研发等多个方面，需要企业各个部门即时进行协作，帮助客户消除各种疑问和顾虑。能否即时得到反馈，是否有流畅的体验感受直接决定客户最后是否要买单。从这个层面上来讲，企业与客户互动过程中的售中服务远比售前更重要。

售后

衡量售后服务的主要指标：客户服务响应时间、客户满意度、客户问题解决率。客服分组、客户智能分配、一体化服务平台等都能有效提升前面两项指标，而高效的客户问题决率则需要有高效的内部沟通结构，能够实现客服部与业务部、产品部、销售部各部门的即时协作。目前国内市场上云客服在售后的应用中也仅占少数，智齿、七鱼、小能均是以偏向售前为主的客服系统，逸创、Udesk则模仿Zendesk模式，引入了工单；Web1800则是以会话、机器人客服、工单、远程协助的模式，来实现企业各部门在后台的沟通与协作转接。

总体来说，无论是从企业自身运营和研发成本考虑，还是从深度专业软件上，企业采购一套云客服系统使用公有云似乎是比自己投入技术研发更好的选择。在客服系统的选择上，需要考虑到：

系统本身稳定性与流畅性。企业软件一旦投入使用就是牵一发动全身的事，所以必须考虑软件本身运行的稳定性和安全性。

开放平台，支持与CRM、知识库、呼叫中心、工单的扩展集成。大多数企业都有自己的CRM或呼叫中心或工单系统，各个系统之间需要保持数据的一致性以减少客服工作量，有效利用客服时间。

完善的售后服务处理机制，包括服务请求接入、服务升级、服务转接、问题解决率等等。
客户满意度反馈。售后服务尤其重视客户问题解决率以及客户对服务和产品的满意程度，企业在搭建售后服务体系时，应建立一套完整的能够考核客服人员绩效以及反应客户满意度情况的服务体系，减少客户在售后问题处理时的反感、焦躁情绪，提供便捷的客户服务请求渠道。

机器人客服也是一个全新的风口，它为客服工作带来的便利性是不言而喻的，同时可以最大限度的降低企业服务成本。但是机器人客服在语义识别、自主学习能力以及人工智能化，未来还有很大的增长潜力。 关于客服工单系统架构和客服部体系搭建的介绍到此就结束了，不知道你从中找到你需要的信息了吗 ？如果你还想了解更多这方面的信息，记得收藏关注本站。 客服工单系统架构的介绍就聊到这里吧，感谢你花时间阅读本站内容，更多关于客服部体系搭建、客服工单系统架构的信息别忘了在本站进行查找喔。